Belegungskalender für Zeltplatz Campingplatz für 1-9 Standorte / Plätze

Belegungskalender für bis zu 9 Standorten inkl. Kundenverwaltung und Rechnungssoftware

Diese Verwaltungssoftware ist speziell für das Gewerbe rund um die Zimmervermietung oder Platzvermietung angefertigt worden. Wenn Sie in einem Hotel, Motel oder einer Herberge oder Ferienwohnanlage so wie Zeltplatz oder Campingplatz u.s.w. die Verwaltung übernommen haben, werden Sie um einen übersichtlichen Belegungsplan nicht herum kommen. Im angebotenen Belegungsplan können zusätzlich Ihre Gäste übersichtlich aufgelistet werden. Aus diesen Daten kann anschließend durch einen einzigen Mausklick eine Rechnung generiert werden. Sie können in einem Programm, bis zu 9 verschiedene Belegungsplaner aktivieren, die jeweils einem Standort zugeteilt werden können. Diese Software ist zeitlich unbegrenzt und benötigt keine Updates. Folgekosten sind damit ausgeschlossen.

Wenn ein Gast eine Buchung beauftragt, werden die Daten in eine Datenbank eingegeben und eine Buchungsnummer ( BUN ) wird vergeben. Der Buchungszeitraum wird in einem der 9 Belegungsplänen markiert und gebucht. Im ausgewählten Belegungsplan wird der gebuchte Zeitraum als farblicher Balken dargestellt. In diesem Balken wird die BUN Nummer eingetragen. Zusätzlich können in diesen Balken weitere Informationen in beliebiger Länge eingegeben werden. Diese Informationen können durch einen Doppelklick auf den Balken angezeigt werden. Ansonsten sind die Informationen verborgen. Es stehen auch 3 weitere Buchungsmöglichkeiten zur Verfügung, die Sie selber benennen können. Z.B. wenn ein Gast ein Zimmer reservieren möchte. Oder wenn ein Zimmer nicht bewohnbar ist. Dabei sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. In der Gästeübersicht  besteht die Möglichkeit an anfallende Termine erinnert zu werden. Je nach Nutzung der Software können diese Gründe unterschiedlich sein und können frei benannt werden. Z.B. kann der Termin einer Werbung oder der Geburtstag vom Gast eingetragen werden. Auch dabei sind die verschiedensten Varianten möglich. In der Übersicht werden dabei die fälligen und auch die bald fälligen Termine angezeigt und farblich dargestellt. Wenn ein Gast bei der Abreise seine Rechnung erhalten soll, kann durch einen Doppelklick auf den Kundendatensatz die Rechnung generiert werden. Das Rechnungsformular ist dabei mit allen relevanten Daten bereits fertig. Sie müssen nur den Zeitraum so wie die Preise und eventuelle Sonderleistungen eintragen. Anschließend kann die Rechnung ausgedruckt werden . Dadurch wird automatisch die nächste Rechnungsnummer generiert und die Umsätze werden in einer Umsatzliste gespeichert. Da das Rechnungsformular auch die Möglichkeit hat, (bei Bedarf) auch eine City Steuer ( Bettensteuer ) oder eine Kur Tax zu berechnen, werden auch diese Abgaben in der Umsatzliste separat angezeigt, wenn Sie auf der Rechnung dargestellt wurden. Das vereinfacht die Buchführung und vor allem die Angaben beim Finanzamt. Falls ein Kunde eine Rückfrage zu seiner Gebuchten Einheit hat, ist im Programm eine Suchfunktion integriert, die nach der BUN Nummer sucht. Sie müssen im Programm nur die BUN Nummer eingeben und sie werden automatisch zur entsprechenden Buchung geleitet. Diese Suchfunktion ist in jedem einzelnen Belegungsplan integriert. Sie können aber auch alle 9 Belegungspläne nach einer Buchungsnummer durchsuchen lassen. Da die Buchungsnummer einzigartig ist, wird immer der richtige Buchung gefunden. Das Programm beinhaltet noch viele weitere Angenehmlichkeiten , die Ihnen die Verwaltung und das schreiben einer Rechnung vereinfacht.

Im Anschluss noch die Funktionsbeschreibung von der Software.

Die Übersichtstafel ( Gästelist / Kundendatenbank )

Füllen Sie für jeden Kunden die Spalte immer komplett aus. Die Daten werden für weitere Berechnungen im Rechnungsformular und möglicherweise auch im Belegungsplan benötigt. Sie können das Rechnungsprogramm ohne Zusatzangaben wie City oder Kur Tax betreiben  Wichtig sind aber bei Bedarf die Angaben für Kur Taxe und  City Steuer. Je nach Art der Eingabe, werden im Rechnungsformular Schriftzüge zugefügt oder automatisch entfernt. Geben Sie bei "Kur Taxe berechnen" ein "Ja" ein, wird die Berechnung im Formular angezeigt. Ein "nein" würde keinen Hinweis auf Kur Taxe im Formular erscheinen lassen. Bei der City Steuer oder City Tax kann unterschieden werden zwischen gewerblicher Nutzung oder privater Nutzung. Bei der gegenwärtigen Gesetzgebung ist vorgesehen, die City Steuer nur für private Beherbergung zu erheben. Geben Sie also in der Spalte "Grund der Beherbergung" "privat" ein, so wird die City Steuer berechnet. Geben Sie "Gewerblich" ein, dann wird keine City Steuer erhoben und ein Hinweis auf die Gewerbliche Nutzung wird angezeigt. Ein weiterer Eintrag ist die Verrechnung bei privater Nutzung. Sie können in die Spalte "Berechnung der City Tax" zwischen inklusive, Zuzügl. oder "0" wählen. Bei Inklusive ist die Steuer bereits im Preis enthalten und wird aus den reinen netto Übernachtungskosten berechnet. Bei Zuzügl. wird dem Endbetrag die City Steuer aufgerechnet. "0" sollte bei Gewerblicher Nutzung gesetzt werden, damit der Hinweis im Rechnungsformular ausgeblendet wird. In der Übersichtstafel besteht die Möglichkeit in zwei Rubriken ein Datum einzugeben, an der Sie das Programm erinnern soll. Z.B. der nächste Geburtstag oder die nächste Werbeaktion u.s.w. Das Programm vergleicht das eingegebene Datum mit dem aktuellen Datum und erzeugt bei Fälligkeit einen Farbumschlag. zusätzlich werden die fälligen Ereignisse in einem Zählwerk aufgelistet. Das "Importfeld" ist eine Möglichkeit, Kundendaten aus einer Mail zu kopieren und in das Importfeld einzufügen.  Das "Exportfeld" arbeitet umgekehrt. Es stellt die Kundendaten aus der Übersichtstafel zum kopieren bereit. Das ist z.B. wichtig, wenn ein Etikettendrucker installiert werden soll. In der Übersichtstafel stehen weitere Rubriken zur Verfügung, in denen Kundendaten wie z.B. Telefonnummer, Mail, Geburtstag, u.s.w., eingegeben werden können. Die Rubriken können Sie selber benennen. Um die kompletten Kundendaten in das Rechnungsformular zu bekommen, müssen Sie einen schnellen Doppelklick mit der Maustaste auf den Kundennamen machen.  Die Besonderheit in diesem Programm ist die Verwaltung von bis zu 9 verschiedene Standorte. Die 9 „Schubladen“ können in der Übersichtstafel individuell beschriftet werden. Diese Beschriftung ist auch anschließend die Überschrift vom entsprechenden Belegungsplan. Ein klick auf die „Schublade“ führt Sie zum entsprechenden Belegungsplan, der unabhängig von den anderen Plänen, bearbeitet werden kann.

Das Rechnungsformular:

Der obere Bereich vom Formular ist für ein LOGO gedacht. Sie können das vorgegebene LOGO umschreiben und nutzen oder einfach löschen und Ihr eigenes einfügen. Die Rechnungsnummer können Sie einmalig nach Ihren Wünschen ändern. Danach ist die Rechnungsnummer wie gesetzlich vorgeschrieben immer fortlaufend. Durch den Druck einer Rechnung werden die Umsätze der Rechnung in die Umsatzliste übertragen und die nächste Rechnungsnummer generiert. Bei einem Fehldruck, kann die Rechnungsnummer wieder zurückgesetzt werden. Sie können auf der Seite vom Rechnungsformular einige Listenfelder ausfüllen, die Ihnen die Arbeit für die Zukunft erleichtern werden. So können Sie Ihre Zimmerarten und auch Preise einmalig archivieren, die anschließend für jede Rechnung durch einen einfachen Mausklick in das Formular eingefügt werden können. Den Preis für Kur Taxe den Preis für ein Frühstück und den prozentualen Aufschlag der City Steuer muss einmalig der Gesetzeslage angepasst werden. Auch der Anreisetag und der Abreisetag wird vom Programm in logischer Reihenfolge vorgeschlagen. Aus der Differenz vom Anreisetag zum Abreisetag schlägt das Programm die Anzahl der gebuchten Übernachtungen vor, Im Grunde ist das Erstellen einer Rechnung ohne Tastatur möglich. Die Berechnung der City Steuer und/oder der Kur Taxe wird im Formular nur angezeigt, wenn die entsprechenden Felder in der Übersichtstafel entsprechend ausgefüllt sind. Auch die Hinweise auf gewerbliche Beherbergung erscheinen automatisch. Wenn Sie keine Kur Tax oder City Steuer benötigen, lassen Sie die Felder in der Übersichtstafel einfach frei. Der untere Bereich der Rechnung ist für persönliche Werbesprüche oder für Zahlungshinweise, so wie für Ihre Kontodaten u.s.w. gedacht. Überschreiben Sie dabei einfach die vorgefertigten Zeilen. Für das drucken der Rechnung benutzen Sie ausschließlich den Button "druck 2 Rechnungen". Durch diesen Button werden 2 Rechnungen ausgedruckt, die nächste Rechnungsnummer generiert und die Daten der Rechnung in die Umsatzliste abgespeichert. Für eine Kopie ( ohne Speicherung ), benutzen Sie den Button     "druck 1 Kopie der Rechnung". Dabei wird die Rechnungsnummer nicht verändert. Zum Löschen der Eingaben benutzen Sie ausschließlich den Button "Reset Formular". Dabei werden alle Einträge im Formular gelöscht und das Rechnungsformular ist für den Nächsten Gast bereit.

 Die Umsatzliste:

Alle relevanten Umsatzdaten werden durch den Druckbefehl in der Umsatzliste gespeichert.  Die abzuführende City Tax und die abzuführende Kur Taxe ( falls benötigt ) werden in dieser Liste aufgezählt. Ihr Steuerberater wird seine Freude daran haben. Bei Bedarf kann diese Liste nach Tag / Monat / Jahr gefiltert werden. so haben Sie z.B. Ihre Umsätze von nur einem Monat im Blick und können diesen auch einfach ausdrucken. Das Programm druckt dabei nur den aktiven Bereich.

 Der/die Belegungsplan/er:

Im jedem der 9 Belegungspläne können in einem horizontal angebrachten Jahreskalender verschiedene Buchungen vorgenommen werden. Wird ein Zimmer oder Platz von Freitag bis Freitag verbucht, kann dieser Termine markiert werden und durch den Button "Buchen" wird dieser Zeitraum als farbiges Feld verbunden. In diesem Feld können Informationen eingegeben werden. Als erstes sollten aber aus Gründen der Übersicht die Eingaben mit der Buchungsnummer beginnen. Z.B. BUN15243 . Anschließend kann in jeder Zelle ein beliebig langer Text eingetragen werden, der nur durch Anklicken komplett sichtbar wird. Es stehen noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung Termine in den Kalender zu buchen. Z.B. wenn ein Zimmer reserviert ist oder Renoviert wird u.s.w. Sie können im Kalender die Buchungsgründe einfach nach Ihren Wünschen ändern. Falls Sie lange Zeiträume vermietet haben, müssen Sie die Einzeltage nicht mühsam zählen. Es besteht die Möglichkeit die Anzahl der vermieteten Tage sichtbar zu machen. Dafür ist der Button " Tage Anzeigen" installiert worden. Da Sie ja jeden Kunden in der Übersichtstafel mit der BUN Nummer hinterlegt haben, besteht die Möglichkeit über eine Suchfunktion genau diese Nummer zu finden. Das bedeutet, dass Sie nur die Buchungsnummer eingeben müssen und das Programm durchsucht den kompletten Belegungsplan nach dieser Nummer und führt Sie direkt zu der Buchung.

Lieferung und Anforderung

Das Programm wird Ihnen unmittelbar nach der Bezahlung durch einer der angebotenen Sofortzahlungsmöglichkeiten mit Rechnung und ausgewiesener MwSt als Download zur Verfügung gestellt.

Bei Bedarf kann das Programm auch per Mailanhang oder als CD versendet werden.

Bitte senden Sie uns dafür einen gesonderten Hinweis mit der Mailadresse oder der Lieferadresse. Auf Ihrem Rechner muss MS Excel zur Verfügung stehen.

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Wir entwickeln auch Programme nach Ihren Wünschen. Falls Sie eine besondere Software suchen, oder Fragen zur angebotenen Software haben, nehmen Sie doch einfach unverbindlich Kontakt mit uns auf. Die Anfrage verpflichtet Sie zu nichts.